Wybierając program do analizy czasu pracy kierowców z tachografów należy mieć na uwadze, że wybór dokonuje się na wiele lat, dobry program nie jest tani, program powinien być kompletny – posiadać wszystkie istotne funkcje lub mieć możliwość rozszerzenia i aktualizacji.

Do tachografów cyfrowych i/lub analogowych?

W zależności od wersji program może skanować wykresówki i/lub wczytywać dane cyfrowe. Jeżeli posiadamy samochody z tachografami analogowymi warto zakupić programu z funkcjami do tachografów cyfrowych gdyż różnica w cenie programów będzie niewielka, natomiast dokupienie w przyszłości opcji obsługi tachografów cyfrowych jest kosztowne.

Na ile samochodów?

Programy są licencjonowane na określoną liczbę pojazdów lub kierowców, przy czym zawsze istnieje możliwość dokupienia rozszerzenia np. na kolejny pojazd, rozszerzenie zazwyczaj polega na wpisaniu nowego kodu do programu. Cena za rozszerzenie może przewyższać różnicę ceny pomiędzy kolejnymi wersjami, warto zatem skalkulować czy nie opłaca się kupić programu z zapasem. Zapas warto mieć również gdy np. ma pojawić się w firmie nowy pojazd, warto być przygotowanym. Najdroższe wersje programów zazwyczaj rozliczają dowolną ilość kierowców i samochodów oraz posiadają możliwość wyboru bazy danych z konkretną firmą.

Polski czy zagraniczny?

Tylko polski program będzie zliczał czas pracy kierowców zgodnie z polską ustawę o czasie pracy kierowców oraz wyliczy manaty wg polskiego cennika grzywien. Zagraniczny program tylko w minimalnym zakresie będzie będzie użyteczny np. prezentacja danych cyfrowych i ich archiwizacja.

Drogi czy tani?

Biorąc pod uwagę stopień rozbudowania, skomplikowane metody wyliczania czasu pracy, często zmieniające się przepisy a co za tym idzie ogromy nakład pracy programistów i specjalistów z zakresu przepisów ITD i PIP oraz pomoc techniczną dobry program nie może być tani.

Licencja bezterminowa czy subskrypcja?

Najlepszym rozwiązaniem jest licencja bezterminowa z taką jest dystrybuowany program Tachomatt Yellow. Natomiast subskrypcję Tachospeed Expert trzeba co roku odpłatnie odnawiać w przeciwnym razie przestanie działać.

Płatne aktualizacje czy bez?

Aktualizacje na 12 miesięcy są wliczane w cenę programu, kontynuacja to zazwyczaj 25% ceny programu. Jeśli aktualizacja nie zostanie wykupiona w terminie, cena może ulegnie zwiększeniu. Płatne aktualizacje są gwarancją, że program będzie zawsze aktualny i zgodny z najnowszymi przepisami, za darmo rozbudowany program raczej nie byłby rozwijany.

Jakie funkcje powinien mieć program?

Zalecamy kupowanie programów, które posiadają funkcje opisane poniżej. Poniższy opis jest skrócony ale ujmuje wszystko co najważniejsze w programie, poszczególne programy mogą mieć mniej lub bardziej rozbudowane poszczególne opcje, a za realizację poszczególnych funkcji mogą być odpowiedzialne dodatkowe płatne moduły. Nie musimy kupować programu od razu ze wszystkimi funkcjami, dokupienie w przyszłości może być mniej opłacalne niż przy zakupie programu ale warto mieć taką możliwość. Dla przykładu kupiliśmy tani program w promocji do analizy naruszeń i ewidencjonowania plików, program nie posiada możliwości przygotowania ewidencji czasu pracy kierowców i nie ma możliwości dokupienia, inspektor PIP podczas kontroli zażądał rejestrów czasu pracy kierowców z godzinami nadliczbowymi, nocnymi, świątecznymi itd. a nasz program nie przygotowuje takiego zestawienia i nie można go rozbudować o takie funkcje, niestety kupujemy nowy program.

• baza danych kierowców i pojazdów (dane osobowe, data zatrudnienia i zwolnienia, posiadane kwalifikacje, informacje o pojeździe itd., najdroższe wersje programów mogą posiadać dodatkowo wybór bazy danych – rekomendowane do obsługi wielu firm)
• wczytywanie danych cyfrowych (import danych z plików cyfrowych z dowolnego nośnika np. CD, dysk twardy, pendriv'e bądź bezpośrednio z urządzeń do pobierania danych z pamięcią wewnętrzną, odczyt kart kierowców za pomocą czytników kart inteligentnych USB, archiwizowanie plików)
• skanowanie tarcz tacho (skanowanie wykresówek z użyciem skanerów płaskich lub skanerów dokumentowych, wczytywanie obrazków tarcz, automatyczny odczyt czynności kierowców i przebiegu pojazdu z możliwością ręcznej edycji, przechowywanie obrazów tarcz)
• podgląd aktywności kierowców i samochodów (lista czynności z grafiką z danymi z kart kierowców, tachografów cyfrowych i wykresówek, raporty przebiegu samochodów, przejechanych kilometrów)
• wystawianie zaświadczeń o nieprowadzeniu (wyszukiwanie okresów nieznanych lub ręczne wstawianie dat początku i końca, wybór rodzaju nieobecności z listy)
• przypominanie o termiach (następnych poborów danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, przeglądów technicznych samochodów, badań okresowych kierowców, ubezpieczeń itd.)
• przygotowanie raportów kontrolnych z naruszeniami i mandatami (kontrola przestrzegania przepisów przez kierowców z dowolnego okresu, wysokość grzywien według obowiązujących przepisów, drukowanie upomnień dla kierowców)
• przygotowanie ewidencji czasu pracy kierowców (rejestry czasu pracy kierowców dla Państwowej Inspekcji Pracy w okresach rozliczeniowych 1,2,3,4 miesięcznym w systemie czasu pracy podstawowym, równoważny lub zadaniowy do wyboru, wystawianie wniosków o udzielenie czasu wolnego)
• wyliczenie diet krajowych i ryczałtów za noclegi (gotowe stawki dla strefy budżetowej, możliwość ustawienia własnych stawek za delegacje)
• obliczenie płacy sektorowej wg Pakietu Mobilności (gotowe stawki sektorowe w transporcie międzynarodowym, podsumowanie czasu pracy na terenie Niemiec, Francji, Austrii i innych krajów, odliczenia PIT/ZUS na podstawie diet, kwotowe wyliczenie dodatku do wynagrodzenia, pobieranie kursu walut, przeliczanie na PLN, raporty z podsumowaniami godzin i wysokościami dodatków)
• obliczenie wynagrodzenia kierowców (stawka wynagrodzenia miesięczna lub godzinowa, dodatki do wynagrodzenia, obliczanie składek ZUS i podatków, eksport do płatnika)